Vì vậy, nếu khả năng viết của bạn không tốt, văn phong không mạch lạc, không thuyết phục khách hàng, thì sẽ gây ra một vấn đề lớn vì có thể bạn sẽ bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng. Một trong những phương tiện liên lạc giữa doanh nghiệp và khách hàng là qua email. Email cũng giống như gương mặt của công ty để giao tiếp, trao đổi thông tin với khách hàng. Qua email, doanh nghiệp có thể giải đáp thắc mắc, trả lời các vấn đề của khách hàng và thể hiện quan điểm của khách hàng về doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số gợi ý về cách viết email trả lời khách hàng phổ biến mà bạn có thể tham khảo.
1. Làm thế nào để có thể viết một email trả lời thật chuyên nghiệp
Không nên đáp lại ngay khi nhận được một email từ khách hàng, hãy dành thời gian suy nghĩ kỹ về cách đáp lại một cách tỉ mỉ sao cho lịch sự và thông tin dễ hiểu để khách hàng nhận được một phản hồi tốt nhất. Tất nhiên, đối với các email có tính khẩn cấp, bạn cũng nên có những cách đáp lại thích hợp để kịp.
Dễ hiểu, ngắn gọn, súc tích, hãy tiến thẳng vào những ý chính trong một email trả lời. Tránh kéo dài và có quá nhiều ý. Bạn cũng nên tránh sử dụng những từ không cần thiết. Ngôn ngữ viết thường tạo ra nhiều ý nghĩa hơn ngôn ngữ nói, do đó dễ gây hiểu lầm cho khách hàng.
Một thư điện tử chuyên nghiệp là thư điện tử được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi.
2. Bố cục một email chuyên nghiệp
Một thư điện tử chuyên nghiệp thường có cấu trúc đầy đủ như sau:.
Đầu thư điện tử nên bắt đầu bằng cách gửi lời chào để thể hiện sự tôn trọng như “Kính gửi”, “Thưa ông/bà” – Cần ghi đủ thông tin liên lạc cần thiết trong thư điện tử.
Mở đầu email bằng cách đề cập đến vấn đề đã được thảo luận trong email trước đó.
Cần trả lời thành nhiều đoạn riêng rẽ, mỗi đoạn đề cập đến một câu hỏi nếu khách hàng có nhiều câu hỏi. – Điều này giúp khách hàng dễ dàng hiểu được câu trả lời của bạn.
Thêm file đính kèm nếu có điều gì muốn khách hàng xem thêm, tránh viết trực tiếp vào email.
Khách hàng rất quan trọng, vì vậy không được bỏ qua bất kỳ email nào. Mọi email đều cần được đáp lại, có thể là lời xác nhận đã nhận được email, hoặc cảm ơn khách hàng, hoặc sắp xếp thời gian phản hồi cho khách hàng sớm nhất có thể.
Kết thúc email nên có những từ như ”Cảm ơn”, ”Trân trọng”.
Quản lý khách hàng chuyên nghiệp, chăm sóc hiệu quả với Nhanh.vn
3. Một số mẫu email trả lời khách hàng thông dụng
3.1 Một email đơn giản để xác nhận mình đã nhận được email
”Thưa bà Huyền,
Một thành viên trong nhóm sẽ liên hệ với bạn vào ngày mai và trình bày chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Cảm ơn bạn đã thắc mắc về phần mềm quản lý bán hàng của công ty chúng tôi.
Một lần nữa, cảm ơn vì sự yêu cầu của bà.
Trân trọng,….
Mark”.
Nên có một email xác nhận việc nhận được email để khách hàng có thể an tâm.
3.2 Mẫu email cảm ơn
Sử dụng khi khách hàng vừa hoàn tất mua hàng, ngày kỷ niệm giữa khách hàng và doanh nghiệp của bạn.
Gửi ông Johnny Suh,
Bác đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi, chúng tôi rất biết ơn bác. Bác đã gắn bó với chúng tôi trong thời gian gần đây, chúng tôi rất vui mừng. Bác là một khách hàng xuất sắc đến vậy, chúng tôi cảm kích bác. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục được đồng hành cùng bác. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
Một lần nữa thành thật cảm ơn.
Trân trọng,….
Mark.
Một thư cảm ơn để duy trì quan hệ với khách hàng.
3.3 Mẫu email phản hồi về việc yêu cầu về tài liệu chuyên nghiệp
”Ông Kinkar quý mến,
Các tài liệu gửi kèm theo khóa học tiếp thị qua email mà ông yêu cầu, như đã nêu trên trang web, tôi sẽ tiếp tục gửi các phiên bản cập nhật của khóa học theo thời gian để đảm bảo rằng ông có thể nghiên cứu kỹ chương trình đầu tiên của khóa học. Nó sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc với những thông tin có nguồn tin cậy.
Tôi có thể hỗ trợ ông bằng mọi cách có thể. Hãy cho tôi biết nếu chiến dịch gửi email của ông đã đạt được hiệu quả tốt. Tôi mong như vậy.
Trân trọng,….
James Blunt”.
3.4 Mẫu email phản hồi khiếu nại của khách hàng
Thưa ông Anh,.
Ông xin lỗi cho tôi vì đã gây phiền phức trong suốt hơn 20 phút với nhóm Sale của chúng tôi. Tôi cam kết rằng điều này sẽ không xảy ra lần nữa và tôi hoàn toàn hiểu được sự thất vọng của ông.
Chúng tôi sẽ thông báo cho ông ngay sau khi vấn đề được giải quyết. Chúng tôi đang xử lý các vấn đề trong hệ thống. Chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo rằng mỗi khách hàng đều hài lòng với doanh nghiệp và chúng tôi xin lỗi vì những khó khăn đã gây ra cho ông. Hãy cho chúng tôi biết nếu ông còn có câu hỏi, ý kiến, băn khoăn hoặc sự quan tâm nào với chúng tôi.
Trân trọng,….
Mark.
3.5. Một email phản hồi chuyên nghiệp trong trường hợp email yêu cầu thông tin
”Bà Taylor xin chào:”
Chúng tôi mong muốn nhận được thêm thông tin về nhu cầu sử dụng của bạn để có thể tư vấn chi tiết hơn. Rất cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi về phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi.
Bà có tự làm chủ, là quản lý hoặc là chủ một công ty không? Bà sử dụng phần mềm ở những loại công ty nào?
Và máy tính xách tay hay máy tính để bàn là máy tính của bà?- Bà sẽ sử dụng phần mềm trên một thiết bị di động hay máy tính?
Quản lý kho, quản lý nhân viên, thu hút rất nhiều khách hàng là mục tiêu sử dụng chính của bà.
Nhu cầu kinh doanh của tôi, tôi mong bà sẽ tìm được phần mềm phù hợp nhất. Một lần nữa, cảm ơn bà đã quan tâm.
Trân trọng,….”
Bạn khi viết bài sẽ hy vọng nhận được sự đáp lại. Giống như các khách hàng khác trong những tình huống tương tự, mẫu email số một ở trên được sử dụng để trả lời.
