Công Nghệ

Hướng dẫn cách dùng chức năng sắp xếp dữ liệu – Sort trong Excel

Trong bài viết này, người đọc sẽ được tìm hiểu thêm về một tính năng khác của Excel, cụ thể là Tính năng Sắp xếp trong Excel, được biết đến với tên gọi Quản lý, sắp xếp dữ liệu cơ bản hoặc theo nhiều điều kiện. Mời các bạn tham khảo chi tiết trong bài học Excel này.

Sắp xếp dữ liệu cơ bản bằng tính năng Sort trong Excel

Đặc điểm dữ liệu khi chưa sắp xếp thứ tự trong Excel

Trong bảng dữ liệu có chứa dữ liệu dạng ngày, thì sắp xếp dữ liệu sẽ có đặc điểm như thế nào?

Bất kể có trình tự nào, các dữ liệu ngày trong phần “Ngày thanh toán” của bảng dữ liệu dưới đây chưa được sắp xếp theo thứ tự trong Excel. Theo dõi tất cả các thay đổi của bảng dữ liệu theo thời gian trở nên rất khó khăn.

Hãy thực hành ngay trên Bảng dữ liệu ở phía dưới tệp đính kèm bài viết này nhé.

Đặc điểm dữ liệu khi chưa sắp xếp thứ tự trong Excel bao gồm sự không có trật tự hoặc sắp xếp ngẫu nhiên của dữ liệu trong các cột và hàng, không có quy tắc cụ thể để xác định thứ tự của các dòng và cột.

Việc làm cần thiết bây giờ, chính là sắp xếp lại bảng dữ liệu này, theo trình tự thời gian tăng dần.

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thời gian

Phương pháp thực hiện như sau:.

1. Lựa chọn tất cả bảng dữ liệu bằng cách:.

  • Nhấn lựa chọn ô A2.
  • Để chọn đến dòng cuối cùng, sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống (như đã hướng dẫn ở bài viết trước, xem lại mục ”Xem thêm” ở cuối phần nội dung này nhé).
  • Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên qua phải để chọn đến cột cuối cùng.
  • Xem nhiều: 🤜  Hướng dẫn cách che mặt trong video bằng điện thoại Android

    Vậy là bạn đã lựa chọn được tất cả bảng dữ liệu.

    2. Mở thẻ Dữ liệu > Sắp xếp.

    Các bạn điền vào mục ”Sắp xếp theo”, ”Sắp xếp trên” và ”Thứ tự” như sau, muốn sắp xếp cho thẻ dữ liệu nào ở đây.

    Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thời gian giúp bạn xem xét và phân loại dữ liệu theo thứ tự thời gian, từ mới nhất đến cũ nhất hoặc ngược lại. Việc này giúp bạn dễ dàng theo dõi sự thay đổi và phân tích xu hướng trong dữ liệu của mình.

    Trong đó.

  • Sắp xếp theo: ”Ngày thanh toán”.
  • Sắp xếp theo: Giá trị, tức là từng giá trị trong ô.
  • Thứ tự sắp xếp từ bé nhất tới lớn nhất, hoặc là cổ nhất tới mới nhất, giá trị tăng dần theo thời gian, được gọi là Order.
  • Các lựa chọn dưới đây sẽ được cung cấp cho bạn trong cửa sổ tính năng Sắp xếp trong Excel nếu bảng của bạn không có tiêu đề: Nhìn vào bảng dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể thấy bảng đã có tiêu đề nên chọn “My data has headers” như trong hình trên. Tuy nhiên, nếu bảng của bạn chưa có tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể bỏ chọn mục đó đi.

    Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thời gian giúp bạn xem xét và phân loại dữ liệu theo thứ tự thời gian, từ mới nhất đến cũ nhất hoặc ngược lại. Việc này giúp bạn dễ dàng theo dõi sự thay đổi và phân tích xu hướng trong dữ liệu của mình.

    Không sắp xếp theo nội dung bên trong bảng, Excel hiện tại sẽ sắp xếp theo từng cột dữ liệu A, B, C,… Mục “Sort by” sẽ chứa tên các cột thay vì tên tiêu đề.

    Khi bạn làm việc với bảng dữ liệu chứa tiêu đề, bạn cần chú ý rằng, cách sắp xếp thứ tự trong Excel này tối ưu nhất. Do đó.

    Dưới đây là kết quả xuất hiện sau khi nhấn OK: Với thời gian ít nhất là ngày 16/04/2019 và tăng dần cho đến hàng cuối cùng của bảng. Nhấn OK và xem kết quả hiển thị.

    Xem nhiều: 🤜  Cách tải Genshin Impact cho máy yếu, chơi Genshin Impact mượt trên máy yếu
    Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thời gian giúp bạn xem xét và phân loại dữ liệu theo thứ tự thời gian, từ mới nhất đến cũ nhất hoặc ngược lại. Việc này giúp bạn dễ dàng theo dõi sự thay đổi và phân tích xu hướng trong dữ liệu của mình.

    Sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện với Sort trong Excel

    Trong bảng dữ liệu trên, hãy xếp theo cột “Khách hàng” trước, sau đó theo cột “Ngày thanh toán”. Điều này là bởi vì cùng một khách hàng sẽ có các ngày thanh toán tăng dần.

    Đọc hướng dẫn sau đây nhé. Đây là yêu cầu xếp theo 2 điều kiện. Vậy thì, để xếp theo nhiều điều kiện cùng lúc, phải thực hiện thế nào?

    1. Chọn bảng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp thứ tự trong Excel

    Phương pháp thực hiện tương tự như hướng dẫn ở phần trên.

    Nếu bảng của bạn không có tiêu đề, bạn nên chọn cả hàng đầu tiên của bảng để tránh bị bỏ qua.

    Chú ý: Nếu bảng của bạn bị hỏng, bạn nên chọn nhiều hơn như sau:.

  • Lựa chọn ô tiêu đề đầu tiên tại dòng đầu tiên của bảng.
  • Nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống, chuột sẽ dừng tại dòng cuối của phần bảng 1 (trên phần ngắt quãng).
  • Cả phần bị gián đoạn, tiếp tục nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống cho đến khi chọn hết đến dòng cuối cùng của phần bảng 2.
  • Chọn bảng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp thứ tự trong Excel bằng cách nhấp vào tab của bảng đó và sau đó chọn nút

    Khi thực hiện việc sắp xếp dữ liệu, người đọc phải chú ý và thực hiện cẩn thận quá trình lựa chọn bảng dữ liệu này, nếu không sẽ lựa chọn thiếu bảng dữ liệu mong muốn và gây ra lỗi.

    2. Mở tab Data > Sort

    Cần chọn trong cửa sổ hiển thị như sau: Với suy nghĩ, “Khách hàng” là ưu tiên hàng đầu, “Ngày thanh toán” là ưu tiên thứ hai.

    Xem nhiều: 🤜  Máy tính Casio JF-120FM
    huong dan cach dung chuc nang sap xep du lieu sort trong excel 895887 Sort, bạn cần nhấp vào tab Data trên thanh công cụ và sau đó chọn Sort option.” style=”tex-align:center;” />

    3. Thêm điều kiện sắp xếp thứ tự trong Excel

    Bạn đọc bấm vào phần ”Thêm cấp độ” và tiếp tục điền:.

    Thêm điều kiện sắp xếp thứ tự trong Excel giúp bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ sắp xếp theo thứ tự tăng dần, giảm dần, đến sắp xếp theo bảng chữ cái, theo màu sắc, hay theo ngày tháng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân loại dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

    Trong đó.:

  • Sắp xếp theo: Điền điều kiện ưu tiên cao hơn.
  • Sau đó: Điền điều kiện ưu tiên thứ hai.
  • Sắp xếp và Phân loại: Vẫn giữ nguyên như thế để tên khách hàng được xếp theo thứ tự từ A đến Z và ngày thanh toán tăng dần.
  • Dưới đây là hình minh họa cho việc thay đổi cấu trúc câu. Để thay đổi “Ngày thanh toán” thành cột ưu tiên hơn so với “Khách hàng”, bạn chỉ cần chọn mục “Then by” và nhấn mũi tên lên (Move Up) như sau:. Lưu ý.

    Thêm điều kiện sắp xếp thứ tự trong Excel giúp bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ sắp xếp theo thứ tự tăng dần, giảm dần, đến sắp xếp theo bảng chữ cái, theo màu sắc, hay theo ngày tháng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân loại dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

    Và bạn đọc có thể hoàn toàn thay đổi thứ tự ưu tiên của các điều kiện sắp xếp theo ý muốn. Trái ngược với mũi tên xuống (Move Down).

    4. Bấm OK và xem kết quả hiển thị

    Bấm OK và xem kết quả hiển thị để biết thông tin chi tiết hoặc kết quả cụ thể.

    Cách bỏ tính năng sắp xếp dữ liệu – Sort trong Excel khi xảy ra lỗi với bảng tính

    Trước khi được sắp xếp, bạn muốn đưa bảng tính này trở lại trạng thái ban đầu. Giả sử bạn đang có bảng dữ liệu được sắp xếp theo “Ngày thanh toán”.

    Bạn cần tiến hành những hành động sau đây:.

    Cách 1: Tận dụng tính năng Undo xóa bỏ việc sắp xếp thứ tự trong Excel đã thực hiện

    Trạng thái trước, đặc biệt là trước khi bạn thực hiện hành động sắp xếp này, bạn có thể quay lại với tính năng này.

    Xem nhiều: 🤜  Phương Trình Đường Thẳng Trong Không Gian: Lý Thuyết Và Bài Tập
    Cách 1: Để tận dụng tính năng Undo và xóa bỏ việc sắp xếp thứ tự trong Excel đã thực hiện, bạn có thể nhấp chuột vào nút Undo hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Z để hoàn tác thao tác vừa rồi.

    Khi đó, thông tin của bạn trở lại trạng thái ban đầu, giống như khi bạn chưa sắp xếp thứ tự trong Excel và.

    Nếu bạn hoàn thành việc sắp xếp dữ liệu, bạn có thể lưu lại hoặc đóng file Excel này và sau đó mở lại. Sau đó, bạn có thể thực hiện một thao tác khác. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng tính năng Hủy bỏ này nữa. Dữ liệu của bạn không thể quay trở lại trạng thái ban đầu và Hủy bỏ cũng không có tác dụng trở lại trạng thái ban đầu trước khi bạn sắp xếp.

    Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ

    Thực hiện triển khai, bạn tạo một cột có tính chất là số thứ tự (STT) và đánh dấu các dữ liệu ban đầu trước khi đặt vào cột phụ này.

    Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ giúp tăng tính thẩm mỹ và sự hài hòa của kiến trúc, đồng thời còn mang lại không gian sống thoáng đãng và tiện ích cho gia đình.

    Sau:. Đã như sau số các vị trí đảo ngược đã STT cột thấy sẽ bạn ”Khách hàng” theo cột xếp sắp như hàng cột. Và dữ liệu bảng xếp sắp như ví dụ này, thấy đã bạn ”Khách hàng”, cột theo sắp xếp như STT đã các vị trí đảo ngược. Số các như sau: và cụ thể dòng số 1 Mỗi sẽ tương ứng với 1 nội dung dữ liệu các cho đích của hành động này là bạn tạo ra sự đánh dấu ban đầu của bạn.

    Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ giúp tăng tính thẩm mỹ và sự hài hòa của kiến trúc, đồng thời còn mang lại không gian sống thoáng đãng và tiện ích cho gia đình.

    Nếu bạn muốn quay trở lại trạng thái ban đầu trước khi bạn sắp xếp dữ liệu, bạn sẽ thực hiện như sau: Hiện tại.

    Xem nhiều: 🤜  Hướng dẫn tạo khung viền trong Powerpoint

    1. Lựa chọn tất cả bảng.

    2. Chọn Data > Sort > Sắp xếp theo: STT.

    Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ giúp tăng tính thẩm mỹ và sự hài hòa của kiến trúc, đồng thời còn mang lại không gian sống thoáng đãng và tiện ích cho gia đình.

    Cột số thứ tự đã được trở về vị trí ban đầu, tương ứng là các cột nội dung được hiển thị giống như trước đây. Nhấn OK và xem kết quả.

    Nó chỉ có tác động hỗ trợ, bạn hoàn toàn có thể che giấu (Hide) cột phụ này đi, không cần được thấy trên bảng dữ liệu. Khi cần sử dụng, thì bạn mới hiện ra thôi.

    Một vài lưu ý khi sắp xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu

    Khi sắp xếp dữ liệu dạng Văn bản, bạn chỉ có thể dựa vào ký tự đầu tiên của cột dữ liệu ở phía bên trái, không phải sắp xếp theo ký tự bên trong hoặc bên phải. 1.

    Theo trường hợp nếu bạn có một cột liên quan đến Họ Tên, bạn chỉ có thể sắp xếp theo Họ chứ không sắp xếp được theo Tên.

    Excel đòi hỏi bạn phải chia thành 2 cột riêng biệt là Họ (1 cột) và Tên (1 cột) để có thể sắp xếp được theo Tên.

    2. Trong Excel, có hai tiện ích nhỏ để bạn có thể sắp xếp dữ liệu nhanh hơn, đó là:.

    Một vài lưu ý khi sắp xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu bao gồm việc chọn phạm vi dữ liệu cần sắp xếp, chọn trường dữ liệu để sắp xếp, lựa chọn thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần), và chọn các tùy chọn bổ sung như sắp xếp theo nhiều cột hoặc sắp xếp chỉ theo một cột.

    Câu này có chức năng như sau: Khi bạn chọn một vùng dữ liệu và chọn vào ô A->Z, Excel sẽ hiển thị thông báo cho biết nó đã phát hiện bạn muốn sắp xếp một nội dung, nhưng nội dung này lại nằm trong bảng dữ liệu. Bạn chỉ đang chọn 1 phần trong bảng đó mà thôi. Bạn có muốn sắp xếp cho cả bảng dữ liệu (Mở rộng lựa chọn) hay chỉ đúng cột đó mà thôi (Tiếp tục với lựa chọn hiện tại)?

    Xem nhiều: 🤜  Cách Lấy Lại Nick Facebook Cũ, Tìm Lại Fb Cũ Dễ Nhất
    Một vài lưu ý khi sắp xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu bao gồm việc chọn phạm vi dữ liệu cần sắp xếp, chọn trường dữ liệu để sắp xếp, lựa chọn thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần), và chọn các tùy chọn bổ sung như sắp xếp theo nhiều cột hoặc sắp xếp chỉ theo một cột.
  • Các cột trong bảng của bạn sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự từ A đến Z và từ số nhỏ đến lớn nếu áp dụng cho toàn bộ dữ liệu trong bảng.
  • Nếu áp dụng cho cột đó chỉ: Cột đó sẽ được sắp xếp lại từ bé đến lớn.
  • Kết luận

    Ên là cách thể hiện kỹ năng viết bài trong kèm đính kèm tài liệu thực hành.

    Hy vọng bạn đạt được thành công!

    Tài liệu đi kèm với bài viết.

    HomeTV

    HomeTV là kênh truyền hình giải trí tổng hợp thuộc TOP 20 kênh truyền hình có lượng khán giả xem cao nhất Việt Nam.

    Related Articles

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    You cannot copy content of this page