Hướng dẫn cách dùng chức năng sắp xếp dữ liệu – Sort trong Excel

Trong bài viết này, người đọc sẽ được tìm hiểu thêm về một tính năng khác của Excel, cụ thể là Tính năng Sắp xếp trong Excel, được biết đến với tên gọi Quản lý, sắp xếp dữ liệu cơ bản hoặc theo nhiều điều kiện. Mời các bạn tham khảo chi tiết trong bài học Excel này.

Sắp xếp dữ liệu cơ bản bằng tính năng Sort trong Excel

Đặc điểm dữ liệu khi chưa sắp xếp thứ tự trong Excel

Trong bảng dữ liệu có chứa dữ liệu dạng ngày, thì sắp xếp dữ liệu sẽ có đặc điểm như thế nào?

Bất kể có trình tự nào, các dữ liệu ngày trong phần “Ngày thanh toán” của bảng dữ liệu dưới đây chưa được sắp xếp theo thứ tự trong Excel. Theo dõi tất cả các thay đổi của bảng dữ liệu theo thời gian trở nên rất khó khăn.

Hãy thực hành ngay trên Bảng dữ liệu ở phía dưới tệp đính kèm bài viết này nhé.

Việc làm cần thiết bây giờ, chính là sắp xếp lại bảng dữ liệu này, theo trình tự thời gian tăng dần.

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel theo thời gian

Phương pháp thực hiện như sau:.

1. Lựa chọn tất cả bảng dữ liệu bằng cách:.

Vậy là bạn đã lựa chọn được tất cả bảng dữ liệu.

2. Mở thẻ Dữ liệu > Sắp xếp.

Các bạn điền vào mục ”Sắp xếp theo”, ”Sắp xếp trên” và ”Thứ tự” như sau, muốn sắp xếp cho thẻ dữ liệu nào ở đây.

Trong đó.

Các lựa chọn dưới đây sẽ được cung cấp cho bạn trong cửa sổ tính năng Sắp xếp trong Excel nếu bảng của bạn không có tiêu đề: Nhìn vào bảng dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể thấy bảng đã có tiêu đề nên chọn “My data has headers” như trong hình trên. Tuy nhiên, nếu bảng của bạn chưa có tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể bỏ chọn mục đó đi.

Không sắp xếp theo nội dung bên trong bảng, Excel hiện tại sẽ sắp xếp theo từng cột dữ liệu A, B, C,… Mục “Sort by” sẽ chứa tên các cột thay vì tên tiêu đề.

Khi bạn làm việc với bảng dữ liệu chứa tiêu đề, bạn cần chú ý rằng, cách sắp xếp thứ tự trong Excel này tối ưu nhất. Do đó.

Dưới đây là kết quả xuất hiện sau khi nhấn OK: Với thời gian ít nhất là ngày 16/04/2019 và tăng dần cho đến hàng cuối cùng của bảng. Nhấn OK và xem kết quả hiển thị.

Sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện với Sort trong Excel

Trong bảng dữ liệu trên, hãy xếp theo cột “Khách hàng” trước, sau đó theo cột “Ngày thanh toán”. Điều này là bởi vì cùng một khách hàng sẽ có các ngày thanh toán tăng dần.

Đọc hướng dẫn sau đây nhé. Đây là yêu cầu xếp theo 2 điều kiện. Vậy thì, để xếp theo nhiều điều kiện cùng lúc, phải thực hiện thế nào?

1. Chọn bảng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp thứ tự trong Excel

Phương pháp thực hiện tương tự như hướng dẫn ở phần trên.

Nếu bảng của bạn không có tiêu đề, bạn nên chọn cả hàng đầu tiên của bảng để tránh bị bỏ qua.

Chú ý: Nếu bảng của bạn bị hỏng, bạn nên chọn nhiều hơn như sau:.

Khi thực hiện việc sắp xếp dữ liệu, người đọc phải chú ý và thực hiện cẩn thận quá trình lựa chọn bảng dữ liệu này, nếu không sẽ lựa chọn thiếu bảng dữ liệu mong muốn và gây ra lỗi.

2. Mở tab Data > Sort

Cần chọn trong cửa sổ hiển thị như sau: Với suy nghĩ, “Khách hàng” là ưu tiên hàng đầu, “Ngày thanh toán” là ưu tiên thứ hai.

Sort, bạn cần nhấp vào tab Data trên thanh công cụ và sau đó chọn Sort option.” style=”tex-align:center;” />

3. Thêm điều kiện sắp xếp thứ tự trong Excel

Bạn đọc bấm vào phần ”Thêm cấp độ” và tiếp tục điền:.

Trong đó.:

Dưới đây là hình minh họa cho việc thay đổi cấu trúc câu. Để thay đổi “Ngày thanh toán” thành cột ưu tiên hơn so với “Khách hàng”, bạn chỉ cần chọn mục “Then by” và nhấn mũi tên lên (Move Up) như sau:. Lưu ý.

Và bạn đọc có thể hoàn toàn thay đổi thứ tự ưu tiên của các điều kiện sắp xếp theo ý muốn. Trái ngược với mũi tên xuống (Move Down).

4. Bấm OK và xem kết quả hiển thị

Cách bỏ tính năng sắp xếp dữ liệu – Sort trong Excel khi xảy ra lỗi với bảng tính

Trước khi được sắp xếp, bạn muốn đưa bảng tính này trở lại trạng thái ban đầu. Giả sử bạn đang có bảng dữ liệu được sắp xếp theo “Ngày thanh toán”.

Bạn cần tiến hành những hành động sau đây:.

Cách 1: Tận dụng tính năng Undo xóa bỏ việc sắp xếp thứ tự trong Excel đã thực hiện

Trạng thái trước, đặc biệt là trước khi bạn thực hiện hành động sắp xếp này, bạn có thể quay lại với tính năng này.

Khi đó, thông tin của bạn trở lại trạng thái ban đầu, giống như khi bạn chưa sắp xếp thứ tự trong Excel và.

Nếu bạn hoàn thành việc sắp xếp dữ liệu, bạn có thể lưu lại hoặc đóng file Excel này và sau đó mở lại. Sau đó, bạn có thể thực hiện một thao tác khác. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng tính năng Hủy bỏ này nữa. Dữ liệu của bạn không thể quay trở lại trạng thái ban đầu và Hủy bỏ cũng không có tác dụng trở lại trạng thái ban đầu trước khi bạn sắp xếp.

Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ

Thực hiện triển khai, bạn tạo một cột có tính chất là số thứ tự (STT) và đánh dấu các dữ liệu ban đầu trước khi đặt vào cột phụ này.

Sau:. Đã như sau số các vị trí đảo ngược đã STT cột thấy sẽ bạn ”Khách hàng” theo cột xếp sắp như hàng cột. Và dữ liệu bảng xếp sắp như ví dụ này, thấy đã bạn ”Khách hàng”, cột theo sắp xếp như STT đã các vị trí đảo ngược. Số các như sau: và cụ thể dòng số 1 Mỗi sẽ tương ứng với 1 nội dung dữ liệu các cho đích của hành động này là bạn tạo ra sự đánh dấu ban đầu của bạn.

Nếu bạn muốn quay trở lại trạng thái ban đầu trước khi bạn sắp xếp dữ liệu, bạn sẽ thực hiện như sau: Hiện tại.

1. Lựa chọn tất cả bảng.

2. Chọn Data > Sort > Sắp xếp theo: STT.

Cột số thứ tự đã được trở về vị trí ban đầu, tương ứng là các cột nội dung được hiển thị giống như trước đây. Nhấn OK và xem kết quả.

Nó chỉ có tác động hỗ trợ, bạn hoàn toàn có thể che giấu (Hide) cột phụ này đi, không cần được thấy trên bảng dữ liệu. Khi cần sử dụng, thì bạn mới hiện ra thôi.

Một vài lưu ý khi sắp xếp thứ tự trong Excel với dữ liệu

Khi sắp xếp dữ liệu dạng Văn bản, bạn chỉ có thể dựa vào ký tự đầu tiên của cột dữ liệu ở phía bên trái, không phải sắp xếp theo ký tự bên trong hoặc bên phải. 1.

Theo trường hợp nếu bạn có một cột liên quan đến Họ Tên, bạn chỉ có thể sắp xếp theo Họ chứ không sắp xếp được theo Tên.

Excel đòi hỏi bạn phải chia thành 2 cột riêng biệt là Họ (1 cột) và Tên (1 cột) để có thể sắp xếp được theo Tên.

2. Trong Excel, có hai tiện ích nhỏ để bạn có thể sắp xếp dữ liệu nhanh hơn, đó là:.

Câu này có chức năng như sau: Khi bạn chọn một vùng dữ liệu và chọn vào ô A->Z, Excel sẽ hiển thị thông báo cho biết nó đã phát hiện bạn muốn sắp xếp một nội dung, nhưng nội dung này lại nằm trong bảng dữ liệu. Bạn chỉ đang chọn 1 phần trong bảng đó mà thôi. Bạn có muốn sắp xếp cho cả bảng dữ liệu (Mở rộng lựa chọn) hay chỉ đúng cột đó mà thôi (Tiếp tục với lựa chọn hiện tại)?

Kết luận

Ên là cách thể hiện kỹ năng viết bài trong kèm đính kèm tài liệu thực hành.

Hy vọng bạn đạt được thành công!

Tài liệu đi kèm với bài viết.