Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Excel cho người mới bắt đầu. Nếu chưa biết cách sử dụng Excel, bạn chỉ cần tìm hiểu một chút và sẽ nhận thấy rằng nó không hề khó.
Hiện tại, Excel của Microsoft là phần mềm bảng tính hàng đầu. Chắc chắn Excel vẫn có nhiều tính năng xuất sắc hơn so với Google Sheets. Công việc tổng hợp, xử lý dữ liệu và tính toán trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ Excel.
Tại sao vậy? Rất được ưa chuộng trong doanh nghiệp và khó công cụ nào có thể thay thế hoàn toàn, vì Microsoft cung cấp cho Excel rất nhiều công cụ tuyệt vời từ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mong muốn tới các hàm tính tổng, tính ngày tự động. Đó là lý do tại sao phần mềm này được đánh giá cao.
Nếu bạn đang muốn hiểu cách sử dụng Excel như thế nào, dưới đây là toàn bộ những gì bạn cần biết.
Cách sử dụng Excel trên máy tính cho người mới bắt đầu
1. Microsoft Excel. là gì?
Microsoft Excel. là một phần mềm bảng tính, nó tận dụng các ô trong cột và hàng để thực hiện, sắp xếp, tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng tổng hợp (PivotTable), đồ thị, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau. Để nói một cách đơn giản,
Dữ liệu xem dễ dàng và quản lý để theo dõi, đối tượng video, hình ảnh, nội dung của bạn có thể nhập và không bị giới hạn bởi các con số dù tên của nó là “Excel”.
a, Công dụng chính của Excel
b, Các phiên bản Excel
Cơ bản sau một số hiểu biết cần thiết, điều mục đích của việc sử dụng Excel là gì. Phổ biến là Excel được sử dụng theo các cách khác nhau.
c, Mở một bảng tính Excel
Bật Excel lần đầu tiên, phần mềm sẽ hỏi bạn có muốn thực hiện hành động đó (bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng hoặc chọn nó từ menu Start).
Nhấp vào Bảng tính trống để mở một bảng tính Excel mới. Nhấp vào Mở Bảng tính khác ở góc trái phía dưới, sau đó nhấp vào Duyệt ở phía trái cửa sổ mở ra để mở bảng tính hiện có.
Sau đó sử dụng trình duyệt tệp để tìm workbook mà bạn muốn, chọn nó và nhấp vào Mở.
2. Khái niệm cơ bản trong Excel
Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ thấy nó tái diễn rất nhiều khái niệm. Gặp gỡ với chúng sẽ giúp bạn hiểu hướng dẫn và các bước tốt hơn.
Sổ bài tập và Bảng tính.
Cell được tạo thành từ các hình chữ nhật và được gọi là ô trong bảng tính. Ô chứa các dữ liệu mà bạn nhập vào như con số, từ, ảnh, hoặc công thức. Ô cũng là nơi lưu trữ thông tin. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào ô hoặc vào ô đó bằng cách sử dụng thanh công thức (text box) nằm ngay dưới ribbon.
Theo mặc định, tên của ô hiển thị cột và hàng tương ứng với ô đó được đặt ở phía bên trái của thanh công thức. Ví dụ, ô ở góc bên trái trên cùng của bảng tính được gọi là A1, đại diện cho cột A và hàng 1.
Là những công cụ quan trọng trong Excel.
Sử dụng những tính năng này, bạn có thể đếm số lượng phần tử trong cột hoặc hiển thị số phần tử tối thiểu hoặc tối đa trong nhóm ô. Ngoài tính toán, bạn cũng có thể sử dụng chúng cho mục đích khác.
3. Tab Excel và Ribbon
Tab luôn ở dưới, nhưng bạn có thể tuỳ chỉnh để di chuyển, thêm cả tab và nút. Ribbon gồm các nút được sử dụng trong tab, tương tự như các ứng dụng Microsoft khác. Bạn nên dành thời gian để làm quen với ribbon trong Excel.
Tab Excel và Ribbon bao gồm:.
Chú ý đến Hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì, nếu bạn cần sự trợ giúp hoặc muốn biết thêm thông tin về tính năng, chỉ cần nhập từ khóa vào ô đó để xem kết quả. Bên cạnh đó, xin hãy.
4. Quick Access Toolbar
Vì file lưu nhưng cũng như hành động một lần nữa làm, cũng thực hiện một lần nữa làm việc cũng như file lưu vì quan trọng thanh công cụ Truy cập Nhanh. Excel của bên trái cùng trên phía nằm Nó. Sử dụng trước quen làm nên bạn công cụ thanh là cũng đây và tab giao diện như giống.
Bấm nút Hoàn tác, chỉ cần muốn làm lại, nếu mắc lỗi. Nó sẽ khôi phục lại tác vụ gần nhất khi nhấp một lần. Nếu tiếp tục bấm, bảng tính sẽ trở về trạng thái trước đó cách hai thao tác vừa thực hiện. Bên cạnh đó, bạn có thể chọn tất cả hành động bạn muốn hoàn tác bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh Hoàn tác.
Sử dụng mũi tên bên cạnh nút Redo hoặc nhấn nút bấm để đảo ngược nhiều hành động cùng một lúc. Sau khi hoàn tác một hành động, bạn có thể nhấn nút Redo để thực hiện lại thao tác vừa Undo. Cách thao tác này hoạt động tương tự như nút Undo.
Nút Save giúp bạn lưu tập tin đang làm việc nhanh chóng với tên file hiện tại.
5. Tùy chọn bảng tính
Với Excel, quản lý một số lượng bảng tính lớn chỉ là chuyện nhỏ. Bạn có thể sử dụng nhiều bảng tính cùng lúc nếu cần. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các bảng tính khác nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm để phục vụ quản lý địa điểm lưu trữ sản phẩm, vay tiền, công ty tín dụng hoặc trang thiết bị chăm sóc sức khỏe…
Hơn nữa, bạn có thể sử dụng những chức năng cơ bản của Excel, bao gồm:.
6. Mở một bảng tính
Ứng dụng này sẽ hỏi bạn những gì bạn muốn thực hiện khi lần đầu tiên mở Excel (bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng hoặc chọn nó từ menu Start).
Nếu bạn muốn tạo một bảng tính mới, hãy nhấp vào Blank workbook.
Nhấp vào Điều hướng ở phía bên trái của cửa sổ kết quả, sau đó nhấp vào Mở Bảng tính khác ở góc trái phía dưới để mở một bảng tính đã tồn tại.
Sau đó, sử dụng trình duyệt tệp để tìm workbook mà bạn muốn, chọn nó và nhấp vào Mở.
7. Làm việc với cột, hàng, ô trong Excel
Những tính năng cơ bản nhất khi tự học Excel bạn phải nhớ bao gồm: chọn, chèn và xóa cột, hàng, ô.
a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng
Một mũi tên nhỏ sẽ hiển thị khi di chuột qua tiêu đề cột hoặc số hàng. Nếu nhấp chuột vào lúc đó, toàn bộ cột hoặc hàng sẽ được lựa chọn. Bạn có thể sử dụng hành động này để áp dụng tính năng, định dạng hoặc phân loại.
b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô
Nằm kề hoặc phân bố không đều, tùy thuộc vào vị trí của chúng, bạn có thể thực hiện điều này theo một số cách khác nhau. Chắc chắn có lúc bạn muốn lựa chọn nhiều hơn một cột, ô hoặc dòng.
c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề
Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy phần đã chọn được làm nổi bật. Khi muốn chọn cột, hàng, ô liền kề, hãy chọn ô đầu tiên trước. Giữ nút nhấn chuột và kéo qua các phần còn lại. Thả nút nhấn chuột ra.
Có thể chọn tất cả các từ từ trên xuống dưới bằng cách chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, sau đó chọn ô cuối cùng. Một cách khác là chọn ô cuối cùng, giữ phím Shift, rồi chọn ô đầu tiên.
d, Lựa chọn cột, hàng, ô nằm rải rác
Hoàn thành khi nhấn Ctrl xong. Sau đó, tiếp tục nhấn vào những vùng mà bạn muốn. Giữ phím Ctrl, sau đó nhấp vào vị trí chọn đầu tiên nếu bạn muốn chọn cột, hàng, ô không liền kề.
e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô
Có thể dễ dàng thêm hoặc xoá cột, hàng không cần thiết. Hãy di chuột vào chữ cái hoặc số, sau đó nhấp chuột phải thay vì chuột trái. Chọn Thêm hoặc Xoá từ menu hiển thị.
Bạn cũng có thể che giấu (ẩn) cột hoặc hàng bằng cách chọn ẩn (hoặc hiện) từ menu này.
Chỉ cần lựa chọn và nhấn OK, bạn sẽ nhận được thông báo xuất hiện hỏi cách muốn di chuyển ô, hàng hoặc cột. Tuy nhiên, bạn có thể thêm hoặc xoá ô tương tự như vậy.
f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô
Nếu bạn quyết định di chuyển cột, hàng hoặc ô sang vị trí khác trong bảng tính, bạn cần cẩn thận. Trước tiên, hãy lựa chọn cột, hàng hoặc ô theo hướng dẫn. Đặt con trỏ chuột lên một trong các cạnh của nó để mũi tên 4 phía hiển thị. Sau đó, nhấn giữ nút chuột và kéo nó đến vị trí mới. Thả chuột ra khi đã hoàn thành nhiệm vụ.
Hãy nhấp OK nếu bạn muốn thay đổi dữ liệu, nếu không, hãy nhấp Cancel để hủy. Điều bạn cần lưu ý ở đây là khi kéo cột, hàng hoặc ô tại vị trí đã chứa dữ liệu, một cửa sổ bật lên sẽ hỏi bạn có muốn thay thế dữ liệu không. Nếu đây là một hành động không đúng, nó sẽ trở lại vị trí ban đầu.
g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng
Có thể bạn muốn hiển thị toàn bộ hoặc một số cột, hàng trên bảng tính ở kích thước nhất định mà không cần quan tâm tới số lượng dữ liệu chúng lưu trữ. Bạn có thể điều chỉnh độ rộng hoặc độ cao một cách rất đơn giản và có thể thực hiện theo hai cách:
Cách 1: Bạn nhấp chuột phải vào cột hoặc hàng mà bạn muốn thay đổi. Trong menu, chọn Chiều rộng cột hoặc Chiều cao hàng tùy thuộc vào yếu tố mà bạn muốn thay đổi. Trong cửa sổ hiện ra, bạn sẽ thấy bề ngang và chiều dài hiện tại. Hãy thay đổi thành số mà bạn muốn và nhấn OK.
Cách 2: Dịch chuyển con trỏ chuột tới biên đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều. Giữ nút nhấn chuột và kéo tới khi đạt đến kích thước mong muốn. Chọn cột hoặc hàng muốn điều chỉnh kích thước.
h, Điều chỉnh kích thước vừa khít dữ liệu
Bạn có thể thực hiện điều đó chỉ bằng vài cú nhấp chuột nếu muốn có kích thước cột/hàng ôm khít dữ liệu. Đầu tiên, lựa chọn toàn bảng tính bằng cách nhấp vào biểu tượng tam giác ở góc dưới bên trái, nằm giữa A và 1.
Sau đó, di chuyển chuột giữa hai cột cho tới khi thấy biểu tượng mũi tên hai chiều, nhấp đúp. Tiếp theo, thực hiện thao tác tương tự với hàng. Bạn sẽ thấy cả cột và hàng sẽ được căn chỉnh chính xác với dữ liệu. Các ô sẽ tự động thay đổi kích thước để phù hợp với độ dài của dữ liệu dài nhất.
i, Ẩn hoặc bỏ ẩn cột trong Excel
Rất có ích tính năng ẩn cột trong Excel, nó hỗ trợ bạn dễ dàng nhìn thấy thông tin cần phân tích. Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính lớn, chứa rất nhiều dữ liệu, bạn luôn có thể ẩn cột này sau đó, nên đừng ngại sử dụng tính năng này.
Chọn cột bạn muốn che giấu. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào cột đó và chọn Ẩn. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột để che giấu cùng lúc bằng phím Shift + Ctrl.
Đường kép nhỏ sẽ xuất hiện ở vị trí của cột bị bỏ qua. Tiêu đề của cột sẽ được đánh dấu bằng chữ cái thay đổi từ A sang C. Ví dụ ở đây cột B đã được ẩn đi.
Để ẩn một cột trong Excel, nhấp vào đường kẻ đôi tương ứng để lựa chọn nó. Sau đó, nhấp chuột phải vào đường kẻ đã được chọn, chọn Tự động hiện.
k, Tự động điền dữ liệu vào từng ô
Dựa trên một ô, tính năng tự động điền thông tin vào một ô đã được biết đến bởi bất kỳ người dùng Excel lâu năm nào.
Công thức trong ô đó được áp dụng cho mỗi ô phía dưới bằng cách nhấp và giữ chuột ở góc phải phía dưới của ô đó, sau đó kéo nó xuống phía dưới (tương tự như sao chép công thức).
Ô đầu tiên chỉ là một số, không phải công thức, Excel sẽ tự động điền dữ liệu vào các ô đó bằng cách thêm 1. Trong trường hợp.
Phương pháp tự động điền thông tin vào ô trong Excel.
Trong nhiều trường hợp, chức năng tự động nhập liệu của Excel rất hữu ích và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn tự động nhập tên và họ vào các ô khác trong khi vẫn giữ nguyên dòng địa chỉ, thì bạn nên sử dụng chức năng này.
l, Tự động điền vào cuối dữ liệu trong Microsoft Excel.
Kéo con trỏ chuột xuống phía dưới của 20.000 hàng thực sự tốn thời gian. Tuy nhiên, nếu trong bảng tính có từ 10.000 đến 20.000 hàng thì sao? Khá dễ dàng kéo con trỏ chuột từ đầu đến cuối của một bảng có 100 đến 200 hàng.
Hiệu quả hơn, việc làm này có thực tế. Sử dụng Excel để điền số trong dữ liệu lớn đã được thực hiện từ lâu.
Bạn có thể dành thời gian để xử lý công việc quan trọng hơn thay vì phải di chuyển chuột qua hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, mẹo này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ.
So sánh hai cột trong Excel
Quá trình này có thể được đơn giản hóa bằng cách sử dụng các hàm của Excel thay vì phân tích cột và sử dụng Match hoặc Mismatch vào một cột riêng. Khi xử lý bảng tính chứa khối lượng dữ liệu lớn trong Excel, so sánh dữ liệu từ hai cột có thể tốn nhiều thời gian.
Tập trung vào việc phát hiện dữ liệu trùng lặp.
Dữ liệu không thuộc một phần trong cả hai cột như sau, bạn có thể sử dụng cách trên để xác định bên ngoài.
Chú ý, mặc dù phương pháp này khá đơn giản nhưng nó không hiệu quả với bảng tính dữ liệu quá lớn.
8. Định dạng cơ bản
Các mẹo định dạng đơn giản sẽ được liệt kê trong bài viết này bởi vì Excel cung cấp rất nhiều phương pháp định dạng bảng tính, từ cơ bản đến nâng cao.
a, Font chữ, đánh bóng và tô màu
Dễ dàng xem thông tin có thể hỗ trợ bạn định dạng cột, hàng và ô cơ bản khi sử dụng Excel, bất luận mục đích sử dụng. Ví dụ, bạn có thể thêm tiêu đề bằng cách sử dụng hàng đầu tiên trong bảng tính. Trong bảng sản phẩm, bạn có thể áp dụng cho mã số mục, tên sản phẩm và giá thành.
Ở đây, bạn có thể in đậm chữ, tô màu chữ và làm nổi bật chữ. Hãy chọn dòng, sau đó áp dụng định dạng mong muốn bằng cách sử dụng các tùy chọn trên tab Trang chủ.
Sử dụng hướng dẫn này cho tất cả các hàng đầu tiên. Nếu chỉ có một vài cột, bạn có thể chọn ô cụ thể trong hàng đó, sau đó định dạng lại chúng. Hãy ghi nhớ.
b, Ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân
Từ tab Trang chủ, bạn có thể sử dụng từng quy tắc định dạng chỉ bằng vài click để tạo bảng tính theo dõi một điều gì đó. Điều này sẽ giúp định dạng tự động cho ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân, mang lại sự tiện ích.
Ngày tháng.
Cột Date có nhiều ý nghĩa khác nhau trên bảng tính như ngày nhập liệu, ngày mua, ngày kết thúc….
Nếu bạn sử dụng ngày tháng năm đầy đủ, từ và số sẽ được hiển thị bên dưới mà không cần phải nhập chúng. Ví dụ, nếu bạn chọn ngày tháng năm đầy đủ và nhập “2/14/18”, nó sẽ tự động chuyển đổi sang “Thứ Tư, ngày 14 tháng 2 năm 2018.”. Lưu ý.
Tiền tệ.
Có thể sử dụng định dạng đồng tiền hiện tại theo hai phương pháp khác nhau nếu bạn tạo bảng tính ngân sách, danh sách giá hoặc hóa đơn.
Cách 1.
Cách 2.
Số thập phân.
Để điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn giản, bạn có thể sử dụng định dạng thập phân. Ví dụ, bạn có thể quản lý trình độ học sinh, thậm chí cả vị trí cần sử dụng số thập phân. Chỉ cần thực hiện theo hai bước sau: Tất cả.
c, Định dạng số bổ bung
Còn có rất nhiều phương pháp định dạng số khác trên tab Home. Chúng rất hữu ích khi xử lý các con số trên Excel.
Các lựa chọn này bao gồm thời gian, phân số, phần trăm… Dưới đây, bạn cũng có thể nhấp vào liên kết “Các định dạng số khác” để xem các lựa chọn như mã zip, số điện thoại và các lựa chọn tùy chỉnh. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp vào liên kết “Các định dạng số khác” ở dưới để xem các lựa chọn như mã zip, số điện thoại và các lựa chọn tùy chỉnh.
9. Các công thức đơn giản: Autosum
Công cụ AutoSum trên Excel là một trong những tính năng giúp tiết kiệm thời gian nhất. Nó dễ sử dụng và hỗ trợ bạn giảm những sai sót trong tính toán. Nếu bạn đang sử dụng Excel để quản lý thu nhập, chi phí hoặc vay nợ, bạn chắc chắn cần sử dụng tính năng AutoSum.
Tab Trang chủ ở phía bên phải, nút Tổng tự động mặc định nằm ở trên. Bạn cũng có thể truy cập nó từ tab Công thức. Nó có thể thêm, tính số trung bình, đếm số hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho cột, hàng hoặc nhóm ô.
Các cách sử dụng phổ biến khác có thể được nhìn thấy nếu nhấp vào nút mũi tên. Tuy nhiên, nếu chỉ bấm vào nút AutoSum, nó sẽ tự động thêm công thức tính tổng.
Click vào ô muốn hiển thị tổng nếu muốn thêm một cột số. Sau đó, nhấp chuột vào nút AutoSum. Excel sẽ tự động nhận biết số muốn thêm. Công thức hiển thị sẽ được làm nổi bật và bạn có thể thấy ví dụ: =SUM(C2:C7).
Lưu ý: Dấu “=” chỉ định công thức. SUM là một hàm toán học. C2:C7 là các ô được sử dụng để tính toán.
Nếu công thức chính xác, bạn chỉ cần nhấn phím Enter. Các số tính toán sẽ hiển thị trong ô tương ứng.
Cung cấp công thức, nhấn phím Enter để thêm số trung bình. Sau đó, nhấp vào mũi tên cho nút AutoSum. Đầu tiên, nhấp vào ô muốn hiển thị số trung bình. Trong trường hợp muốn tính số trung bình của một nhóm ô, các tùy chọn khác trong AutoSum cũng hoạt động tương tự. Một lần nữa, Excel sẽ tự động nhận diện số và làm nổi bật ô.
10. Bắt đầu bằng một Excel Template
Sử dụng một mẫu là một trong những phương pháp tốt nhất để làm quen với Excel. Bạn sẽ nhận thấy nhiều lựa chọn khác nhau trong Excel và các trang phụ.
a, Template có sẵn trong Excel
Nhấp vào Tệp > Mới để xem các tùy chọn trong Excel. Sau đó, bạn sẽ thấy các mẫu, danh sách có thể chọn và ô tìm kiếm theo từ khóa.
Bấm vào nút Tạo nếu bạn muốn sử dụng nó. Để xem mẫu nào, hãy nhấp chuột vào nó để đọc thông tin mô tả và kích thước tải xuống trong cửa sổ pop-up. Bộ sưu tập mẫu rất đa dạng từ lịch, kế hoạch đơn giản đến báo cáo tài chính phức tạp hoặc bảng cân đối thu chi…
b, Template Excel của bên thứ ba
Có thể hoàn toàn sử dụng các mẫu bên ngoài hoặc tự tạo. Đó là một cách đơn giản hơn bạn nghĩ để tạo ra các công cụ đóng góp và lịch hữu ích, lưu bảng tính như một mẫu.
11. Cách thêm watermark vào Microsoft Excel.
Thực hiện từng bước chi tiết dưới đây:- Đưa vào văn bản hoặc hình ảnh để tạo logo mờ trong bảng tính.- Excel cho phép người dùng thực hiện hành động này.
13. Xem trước khi in tài liệu trên Excel
Trước khi in, điều này là một bước quan trọng giúp bạn xử lý các vấn đề trên tài liệu. Nếu không thực hiện việc này, đáng tiếc tài liệu có lỗi, bạn không chỉ lãng phí giấy mà còn tốn thời gian để chỉnh sửa lại.
Nhấp vào Xem trước Trang in, Tệp > In > Xem trước Trang in, hoặc chỉ đơn giản là Tệp > In tùy thuộc vào phiên bản của Excel để xem cách bảng tính sẽ hiển thị khi in. Nếu nó trông như mong đợi, hãy nhấp vào nút In. Nếu không, hãy thử một số mẹo dưới đây:.
Sử dụng công cụ xem bố cục trang.
Đến Xem > Bố cục Trang, để kích hoạt chế độ xem này, chế độ xem này sẽ cho bạn biết tài liệu hiện như thế nào trong khi bạn đang xử lý nó. Tính năng này có thể giúp bạn thực hiện các thay đổi cần thiết để đảm bảo các cột và hàng vừa khít với kích thước giấy muốn in.
Đổi hướng trang.
Trong trường hợp bảng tính có chiều rộng lớn hơn chiều dài, in ở dạng ngang được coi là lựa chọn tốt nhất. Để chọn hướng trang in cho bảng tính Excel, hãy mở tab Page Layout, sau đó nhấp vào Orientation và chọn lựa chọn Portrait hoặc Landscape.
Trên Mac, mở menu Page Setup và lựa chọn chế độ hiển thị dọc hoặc ngang trong tab Page.
Người mới hi vọng hướng dẫn tự học Excel này sẽ mang tới khởi đầu tuyệt vời. Chúc các bạn thành công!
