Công Nghệ

Hướng dẫn giảm dung lượng file Excel mà không làm ảnh hưởng tài liệu

Đoạn văn đã được chỉnh sửa: Tập tin Excel có kích thước lớn gây khó khăn trong quá trình xử lý công việc, không ít người đã từng gặp trường hợp này. Bạn cảm thấy không thoải mái nhưng không biết làm thế nào để xử lý? Vậy bài thủ thuật ngày hôm nay sẽ hướng dẫn cách giảm kích thước tập tin Excel hiệu quả nhất có thể bạn chưa biết! Khám phá ngay tại đây thôi!

Hãy cùng chúng tôi đi tìm kẻ gây ra tình trạng này ngay bên dưới đây nhé, trước khi tìm cách giảm kích thước file Excel.

  • Khiến tài liệu bị quá tải là lý do thường gặp vì tập tin Excel thường chứa nhiều biểu thức phức tạp cùng hình ảnh có độ phân giải cao.
  • Một trong những lý do khác là do người dùng sử dụng nhiều kiểu định dạng khác nhau.
  • Ôi, bảng không cần thiết nhưng đã được định dạng trước đó gây trễ tập tin.
  • Tại sao tập tin Excel có dung lượng lớn và mở chậm?
    Vì sao file Excel nặng, mở chậm?

    2. Cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả

    Khám phá chi tiết hơn ngay tại đây, dưới đây là tóm tắt các phương pháp giảm kích thước tệp Excel hiệu quả mà không phải ai cũng biết.

    2.1. Xóa định dạng có điều kiện

    Bước đầu tiên, loại bỏ định dạng có điều kiện để giảm kích thước của file Excel một cách đơn giản. Thực hiện các bước như sau:

    Mở file và chọn vào ô đã được định dạng > chọn vào Trang chủ > Định dạng điều kiện > chọn tiếp Xóa Rulers. Sẽ có hai lựa chọn hiển thị lúc này. Nếu bạn muốn xoá định dạng 1 ô, hãy chọn vào Xóa từ Các ô đã chọn. Còn nếu bạn muốn xoá định dạng khỏi toàn bộ ô, hãy chọn Xóa Rulers từ Cả bảng tính.

    Xem nhiều: 🤜  Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook, recall, thay thế bằng thư mới
    Xóa định dạng có điều kiện có thể giúp bạn loại bỏ các định dạng đặc biệt trong văn bản như in đậm, in nghiêng, gạch chân, và gạch ngang.
    Xóa định dạng có điều kiện

    2.2. Loại bỏ các ô tính không sử dụng

    Phương pháp kế tiếp để giảm kích thước của tệp Excel là loại bỏ các ô tính không được sử dụng. Đầu tiên, bạn mở tệp ra, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống/phải để chọn các cột/hàng trống. Tiếp theo, bạn nhấp chuột phải vào vùng được chọn và chọn Xóa để xóa vùng không được sử dụng.

    Xóa bỏ các ô tính không dùng
    Loại bỏ các ô tính không sử dụng

    2.3. Xoá Data Links

    Xóa liên kết dữ liệu để giảm kích thước tệp Excel, bạn cần thực hiện các bước sau đây: 1. Mở tệp trước. 2. Chọn Dữ liệu. 3. Chọn Chỉnh sửa liên kết. 4. Chọn đường dẫn liên kết mà bạn muốn xoá. 5. Nhấp vào Phá vỡ liên kết. Sau đó là các bước hướng dẫn tiếp theo.

    Xoá Data Links hình 1 giúp giảm dung lượng và tăng tốc độ truy cập của trang web, đồng thời cải thiện trải nghiệm người dùng.
    Xoá Data Links hình 1

    Xác minh lại việc ngắt kết nối là hoàn thành.

    Xoá Data Links hình 2 giúp giảm dung lượng lưu trữ và tăng tốc độ truy cập dữ liệu, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.
    Xoá Data Links hình 2

    2.4. Nén hình ảnh sử dụng

    Sử dụng kỹ thuật nén hình ảnh để giảm kích thước tệp Excel là phương pháp tiếp theo. Thông tin về quy trình nén sẽ được thực hiện tại đây.

    Bước 1: Chọn hình ảnh mà bạn muốn nén > đi đến lựa chọn Định dạng > nhấp vào Nén hình ảnh.

    Nén ảnh bằng cách áp dụng giai đoạn 1.
    Nén hình ảnh sử dụng bước 1

    Để hoàn tất quá trình, nhấn vào OK sau khi chọn vào dòng số 5 như hình bên dưới. Sau đó, hủy chọn mục Áp dụng chỉ cho hình ảnh này. Bước 2 đã hoàn tất.

    Nén ảnh áp dụng giai đoạn 2.
    Nén hình ảnh sử dụng bước 2

    2.5. Không dùng Watch Window

    Sản phẩm, quản lý thông tin, tệp tài chính thường sử dụng Cửa sổ Xem. Thì bạn chưa biết có thể không sử dụng nó để giảm kích thước file Excel.

    Xem nhiều: 🤜  Siêu thủ thuật: Chuyển vùng CH Play đến mọi quốc gia bạn mong muốn

    Bạn của bảng tính Excel lớn hơn và đã đầy. Điều này là do chúng cho phép bạn xem thông tin chi tiết về các ô cụ thể hoặc những ô không được hiển thị trên màn hình hiện tại. Người dùng không cần phải mất thời gian chuyển đổi giữa các trang tính bằng cách lăn chuột để kiểm tra kết quả.

    Các giai đoạn triển khai như sau:.

    Bước 1: Mở file mà tôi muốn thực hiện xóa.

    Không dùng Watch Window bước 1 để kiểm tra giá trị biến và thay đổi trong quá trình debugging.
    Không dùng Watch Window bước 1

    Bước 2: Chọn Fomulas trên thanh công cụ > nhấp vào Watch Window.

    Trong quá trình thực hiện, không nên sử dụng Watch Window ở bước 2 để tránh gây ra những sự cố không mong muốn.
    Không dùng Watch Window bước 2

    Bước 3: Khi cửa sổ Watch hiển thị > chọn Delete Watch là hoàn thành.

    Không sử dụng Watch Window trong bước 3 để theo dõi giá trị biến và sự thay đổi của chúng trong quá trình thực thi chương trình.
    Không dùng Watch Window bước 3

    2.6. Xóa bỏ các Name Range

    Hoàn thành việc xoá bỏ các Name Range không cần thiết.

    Bước 1: Mở tập tin mà tôi muốn xóa.

    Loại bỏ các Phạm vi Tên bước 1
    Xóa bỏ các Name Range bước 1

    Bước 2: Chọn vào Formulas trên thanh công cụ giống hình > Name Manager hiện ra và bạn chọn tiếp vào đó.

    Loại bỏ những phạm vi tên bước 2
    Xóa bỏ các Name Range bước 2

    Bấm vào lựa chọn Xoá hoặc sử dụng phím Xoá trên bàn phím > Lựa chọn vào khu vực tên gặp lỗi mà tôi muốn xoá > Bước 3:

    Loại bỏ các Phạm vi Tên bước 3
    Xóa bỏ các Name Range bước 3

    Bước 4: Hiển thị thông báo xác nhận bạn có muốn xoá chúng và bạn nhấn OK là xong.

    Xoá đi các phạm vi tên bước 4
    Xóa bỏ các Name Range bước 4

    2.7. Xóa dữ liệu ẩn

    Bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp theo là xóa dữ liệu ẩn đi để giảm dung lượng tập tin Excel. Điều này cũng giúp tệp tin của bạn giảm đi một phần và hỗ trợ tốt cho mục đích công việc. Các bước thực hiện rất đơn giản, bạn có thể thực hiện như sau:

    Xem nhiều: 🤜  Làm thế nào để không cho người lạ xem dòng thời gian trên facebook của mình?

    Bước 1: Bạn khởi động Excel > truy cập vào File > Infor > lựa chọn Kiểm tra lỗi và bấm vào Kiểm tra tài liệu.

    Bước 1 trong quy trình xóa dữ liệu ẩn là xác định các dữ liệu ẩn có trong hệ thống và loại bỏ chúng hoàn toàn khỏi cơ sở dữ liệu.
    Xóa dữ liệu ẩn bước 1

    Bước 2: Tại bảng Inspect Document > người dùng chọn tiếp vào Inspect để Excel giúp kiểm tra các dữ liệu ẩn.

    Trong quá trình xóa dữ liệu ẩn, bước 2 là bước tiếp theo để loại bỏ hoàn toàn các dữ liệu không cần thiết và ẩn đi, từ đó giúp giải phóng không gian lưu trữ và tăng hiệu suất hoạt động của hệ thống.
    Xóa dữ liệu ẩn bước 2

    Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vào Xóa Tất cả để xoá hoàn toàn các dữ liệu ẩn này.

    Trong quá trình xóa dữ liệu ẩn, bước 3 là quá trình xóa các dữ liệu được ẩn đi, nhằm đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
    Xóa dữ liệu ẩn bước 3

    2.8. Lưu File dạng nhị phân

    Dưới dạng số nhị phân, thực hiện phương pháp lưu file để giảm kích thước file Excel của bạn cuối cùng.

    Bước 1: Bạn mở Microsoft Excel của mình lên > chọn File > mở Open để chọn tệp tin cần thao tác.

    Đồng nghĩa: Ghi File ở dạng nhị phân giai đoạn 1.Ghi File ở dạng nhị phân giai đoạn 1.
    Lưu File dạng nhị phân bước 1

    Bước 2: Để lưu file mới, bạn truy cập vào File một lần nữa và chọn Save As.

    Lưu File theo định dạng nhị phân giai đoạn 2.
    Lưu File dạng nhị phân bước 2

    Bước 3: Nhập tên cho tệp tin mới vào ô nhập trong hộp thoại.

    Ghi File theo định dạng nhị phân bước 3
    Lưu File dạng nhị phân bước 3

    Bước 4: Lựa chọn vào phần Định dạng Tệp tin.

    Ghi File theo định dạng nhị phân giai đoạn 4.
    Lưu File dạng nhị phân bước 4

    Tiêu chuẩn .Xls ở khi dung lượng rất lớn hơn dạng tập tin nhị phân – Excel Binary Workbook nằm ở dưới các định dạng đặc biệt. Lựa chọn tiếp định dạng này ở Bước 5, tập tin lưu sẽ có dung lượng nhỏ hơn.

    Ghi File dưới dạng nhị phân bước 5
    Lưu File dạng nhị phân bước 5

    Bước 6: Để hoàn thành quá trình, bạn nhấn vào nút Lưu là xong.

    Ghi dữ liệu dạng nhị phân thành tệp tin bước 6.
    Lưu File dạng nhị phân bước 6

    3. Ưu điểm khi giảm dung lượng File Excel

    Vậy bạn đã hiểu được lợi ích khi thực hiện chúng chưa sau khi tìm qua các phương pháp giảm kích thước file Excel? Nếu chưa thì hãy khám phá các tiện ích “tối ưu hóa” tệp tin Excel ngay tại đây.

    Xem nhiều: 🤜  Tạp Chí Mobile - Nơi Cập Nhật Tin Tức Công Nghệ và Di Động Chất Lượng Nhất
  • Giảm kích thước sẽ giúp cho hiệu suất xử lý các tệp nhanh hơn.
  • Không chỉ vậy, mọi thông tin được chia sẻ một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.
  • Cuối cùng, bạn không cần sử dụng các phần mềm giải nén khác.
  • 4. Kết luận

    Nhóm chúng tôi của lần này biết đọc thẻ bài và tâm của chúng tôi sẽ giúp giải quyết vấn đề của bạn một cách tốt nhất. Chúng tôi hy vọng rằng tài liệu này sẽ không làm giảm hiệu suất làm việc của bạn và không gây rối trong việc sử dụng tệp Excel.

    Update nhanh và mới nhất, những bài viết công nghệ hiện tại luôn được cập nhật đều đặn, vì thế hãy theo dõi trang Dchannel của hệ thống Việt Mobile..

    Để được phục vụ một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp và chu đáo nhất, đừng quên “MUA ĐIỆN THOẠI TẠI DI ĐỘNG VIỆT”. Bạn đấy đang mong chờ sự kiện cuối năm với nhiều phần quà bất ngờ và thẻ giảm giá!

  • Hướng dẫn chuyển đổi số thành chữ trong Excel có thể bạn chưa biết.
  • Lỗi #NAME có nghĩa là gì? Hướng dẫn cụ thể để sửa lỗi NAME trong Excel.
  • Tập tin PDF là gì? Tìm hiểu về cách sử dụng tập tin PDF.
  • File CSV là gì? Excel và File CSV tương tự nhau không?
  • Việt Mobile.

    HomeTV

    HomeTV là kênh truyền hình giải trí tổng hợp thuộc TOP 20 kênh truyền hình có lượng khán giả xem cao nhất Việt Nam.

    Related Articles

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    You cannot copy content of this page