Hướng dẫn giảm dung lượng file Excel mà không làm ảnh hưởng tài liệu

Đoạn văn đã được chỉnh sửa: Tập tin Excel có kích thước lớn gây khó khăn trong quá trình xử lý công việc, không ít người đã từng gặp trường hợp này. Bạn cảm thấy không thoải mái nhưng không biết làm thế nào để xử lý? Vậy bài thủ thuật ngày hôm nay sẽ hướng dẫn cách giảm kích thước tập tin Excel hiệu quả nhất có thể bạn chưa biết! Khám phá ngay tại đây thôi!

Hãy cùng chúng tôi đi tìm kẻ gây ra tình trạng này ngay bên dưới đây nhé, trước khi tìm cách giảm kích thước file Excel.

2. Cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả

Khám phá chi tiết hơn ngay tại đây, dưới đây là tóm tắt các phương pháp giảm kích thước tệp Excel hiệu quả mà không phải ai cũng biết.

2.1. Xóa định dạng có điều kiện

Bước đầu tiên, loại bỏ định dạng có điều kiện để giảm kích thước của file Excel một cách đơn giản. Thực hiện các bước như sau:

Mở file và chọn vào ô đã được định dạng > chọn vào Trang chủ > Định dạng điều kiện > chọn tiếp Xóa Rulers. Sẽ có hai lựa chọn hiển thị lúc này. Nếu bạn muốn xoá định dạng 1 ô, hãy chọn vào Xóa từ Các ô đã chọn. Còn nếu bạn muốn xoá định dạng khỏi toàn bộ ô, hãy chọn Xóa Rulers từ Cả bảng tính.

2.2. Loại bỏ các ô tính không sử dụng

Phương pháp kế tiếp để giảm kích thước của tệp Excel là loại bỏ các ô tính không được sử dụng. Đầu tiên, bạn mở tệp ra, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống/phải để chọn các cột/hàng trống. Tiếp theo, bạn nhấp chuột phải vào vùng được chọn và chọn Xóa để xóa vùng không được sử dụng.

2.3. Xoá Data Links

Xóa liên kết dữ liệu để giảm kích thước tệp Excel, bạn cần thực hiện các bước sau đây: 1. Mở tệp trước. 2. Chọn Dữ liệu. 3. Chọn Chỉnh sửa liên kết. 4. Chọn đường dẫn liên kết mà bạn muốn xoá. 5. Nhấp vào Phá vỡ liên kết. Sau đó là các bước hướng dẫn tiếp theo.

Xác minh lại việc ngắt kết nối là hoàn thành.

2.4. Nén hình ảnh sử dụng

Sử dụng kỹ thuật nén hình ảnh để giảm kích thước tệp Excel là phương pháp tiếp theo. Thông tin về quy trình nén sẽ được thực hiện tại đây.

Bước 1: Chọn hình ảnh mà bạn muốn nén > đi đến lựa chọn Định dạng > nhấp vào Nén hình ảnh.

Để hoàn tất quá trình, nhấn vào OK sau khi chọn vào dòng số 5 như hình bên dưới. Sau đó, hủy chọn mục Áp dụng chỉ cho hình ảnh này. Bước 2 đã hoàn tất.

2.5. Không dùng Watch Window

Sản phẩm, quản lý thông tin, tệp tài chính thường sử dụng Cửa sổ Xem. Thì bạn chưa biết có thể không sử dụng nó để giảm kích thước file Excel.

Bạn của bảng tính Excel lớn hơn và đã đầy. Điều này là do chúng cho phép bạn xem thông tin chi tiết về các ô cụ thể hoặc những ô không được hiển thị trên màn hình hiện tại. Người dùng không cần phải mất thời gian chuyển đổi giữa các trang tính bằng cách lăn chuột để kiểm tra kết quả.

Các giai đoạn triển khai như sau:.

Bước 1: Mở file mà tôi muốn thực hiện xóa.

Bước 2: Chọn Fomulas trên thanh công cụ > nhấp vào Watch Window.

Bước 3: Khi cửa sổ Watch hiển thị > chọn Delete Watch là hoàn thành.

2.6. Xóa bỏ các Name Range

Hoàn thành việc xoá bỏ các Name Range không cần thiết.

Bước 1: Mở tập tin mà tôi muốn xóa.

Bước 2: Chọn vào Formulas trên thanh công cụ giống hình > Name Manager hiện ra và bạn chọn tiếp vào đó.

Bấm vào lựa chọn Xoá hoặc sử dụng phím Xoá trên bàn phím > Lựa chọn vào khu vực tên gặp lỗi mà tôi muốn xoá > Bước 3:

Bước 4: Hiển thị thông báo xác nhận bạn có muốn xoá chúng và bạn nhấn OK là xong.

2.7. Xóa dữ liệu ẩn

Bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp theo là xóa dữ liệu ẩn đi để giảm dung lượng tập tin Excel. Điều này cũng giúp tệp tin của bạn giảm đi một phần và hỗ trợ tốt cho mục đích công việc. Các bước thực hiện rất đơn giản, bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn khởi động Excel > truy cập vào File > Infor > lựa chọn Kiểm tra lỗi và bấm vào Kiểm tra tài liệu.

Bước 2: Tại bảng Inspect Document > người dùng chọn tiếp vào Inspect để Excel giúp kiểm tra các dữ liệu ẩn.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vào Xóa Tất cả để xoá hoàn toàn các dữ liệu ẩn này.

2.8. Lưu File dạng nhị phân

Dưới dạng số nhị phân, thực hiện phương pháp lưu file để giảm kích thước file Excel của bạn cuối cùng.

Bước 1: Bạn mở Microsoft Excel của mình lên > chọn File > mở Open để chọn tệp tin cần thao tác.

Bước 2: Để lưu file mới, bạn truy cập vào File một lần nữa và chọn Save As.

Bước 3: Nhập tên cho tệp tin mới vào ô nhập trong hộp thoại.

Bước 4: Lựa chọn vào phần Định dạng Tệp tin.

Tiêu chuẩn .Xls ở khi dung lượng rất lớn hơn dạng tập tin nhị phân – Excel Binary Workbook nằm ở dưới các định dạng đặc biệt. Lựa chọn tiếp định dạng này ở Bước 5, tập tin lưu sẽ có dung lượng nhỏ hơn.

Bước 6: Để hoàn thành quá trình, bạn nhấn vào nút Lưu là xong.

3. Ưu điểm khi giảm dung lượng File Excel

Vậy bạn đã hiểu được lợi ích khi thực hiện chúng chưa sau khi tìm qua các phương pháp giảm kích thước file Excel? Nếu chưa thì hãy khám phá các tiện ích “tối ưu hóa” tệp tin Excel ngay tại đây.

4. Kết luận

Nhóm chúng tôi của lần này biết đọc thẻ bài và tâm của chúng tôi sẽ giúp giải quyết vấn đề của bạn một cách tốt nhất. Chúng tôi hy vọng rằng tài liệu này sẽ không làm giảm hiệu suất làm việc của bạn và không gây rối trong việc sử dụng tệp Excel.

Update nhanh và mới nhất, những bài viết công nghệ hiện tại luôn được cập nhật đều đặn, vì thế hãy theo dõi trang Dchannel của hệ thống Việt Mobile..

Để được phục vụ một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp và chu đáo nhất, đừng quên “MUA ĐIỆN THOẠI TẠI DI ĐỘNG VIỆT”. Bạn đấy đang mong chờ sự kiện cuối năm với nhiều phần quà bất ngờ và thẻ giảm giá!

Việt Mobile.