Bảng tổng hợp là tính năng mạnh mẽ và hữu ích nhất trong Excel. Nó cho phép người dùng tóm tắt, trích xuất và phân tích dữ liệu từ bảng lớn một cách dễ dàng và nhanh chóng. Kết quả của bảng tổng hợp có thể được sử dụng để tính toán các chỉ số mới để phục vụ cho các mục đích khác nhau.
Bảng tổng hợp là một công cụ hữu ích cho việc phân tích và tổng hợp dữ liệu trong các báo cáo tài chính, thống kê, quản lý dự án, v.V. Với bảng tổng hợp, người dùng có thể nhóm dữ liệu, tính toán giá trị trung bình, tổng, trung vị và các hàm khác của một tập dữ liệu. Nó cũng cho phép người dùng xoay (pivot) các thông tin trên hàng và cột để tạo ra các báo cáo có cấu trúc khác nhau, giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy mẫu thông tin và các định dạng hiển thị phù hợp.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ dẫn các bạn cách sử dụng bảng tổng hợp để tạo báo cáo thống kê doanh thu theo nhóm mặt hàng, vùng địa lý và tháng, cùng các báo cáo phức tạp khác.
Bảng Tổng hợp là một chức năng trong các phần mềm bảng tính như Microsoft Excel, Google Sheets, hay Apple Numbers, cho phép người dùng tóm tắt và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó cho phép người dùng thay đổi cách hiển thị dữ liệu, sắp xếp lại các giá trị, thêm bớt các chi tiết và tính toán tổng hợp các giá trị dữ liệu.
Trong các bảng tính lớn, Bảng Tổng hợp thường được sử dụng để phân tích dữ liệu, giúp người dùng tìm kiếm các thông tin quan trọng và hiểu rõ hơn về dữ liệu đang xử lý. Có nhiều ứng dụng của Bảng Tổng hợp, từ phân tích tài chính, định lượng doanh số đến đánh giá kết quả kinh doanh và phân tích dữ liệu về khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ.
Để tận dụng Pivot Table một cách hiệu quả, người dùng cần có hiểu biết về cách thực hiện tạo và sử dụng Pivot Table, cũng như các lưu ý và kinh nghiệm trong việc sử dụng tính năng này. Mặc dù vậy.
Các tính năng và lợi ích của Pivot Table
Bao gồm các thuộc tính và ưu điểm của Bảng Tổng hợp là công cụ hữu ích giúp người dùng điều hành và phân tích dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.
Các lưu ý khi sử dụng Pivot Table
Khi sử dụng Bảng Tổng hợp, người dùng cần chú ý những điểm sau:.
Để tận dụng Pivot Table một cách hiệu quả, người dùng cần chú ý đến việc chuẩn bị dữ liệu, chọn loại Pivot Table phù hợp, tạo các nhóm dữ liệu, sử dụng tính năng tổng hợp dữ liệu đúng cách, và cập nhật dữ liệu thường xuyên. Tóm lại,
Hướng dẫn sử dụng pivottable cơ bản
Trước hết, bạn cần sở hữu một bảng dữ liệu như sau:.
Bạn chọn tất cả dữ liệu từ B3:G15, sau đó nhấp vào biểu tượng Bảng Quy mô như hình bên dưới:.
Bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một bảng tổng hợp theo cấu hình mặc định của excel, một cửa sổ mới hiện ra.
Hiển thị bảng pivottable. Để tính tổng số tiền bán được của mỗi nhóm sản phẩm, bạn thực hiện các bước sau.
Di chuyển nhóm sản phẩm vào phần nhãn hàng.
Kéo cột Tháng vào vùng Nhãn Cột.
Kéo cột Số Tiền vào khu vực Giá trị.
Di chuyển cột Khu Vực vào phần Bộ lọc Báo cáo.
Và đây là kết quả sau khi hoàn tất các bước trên.
Nếu bạn muốn lọc tổng thu nhập theo một vùng cụ thể thì bạn chọn như hình phía dưới:.
Tải xuống tệp mẫu PivotTable: PivotTable.
Nếu bạn muốn phân tích một cách sâu hơn, hãy xem thêm phần hướng dẫn sử dụng bảng tổng hợp nâng cao dưới đây nhé. Bên cạnh những tính năng cơ bản và phổ biến đã được đề cập, bảng tổng hợp còn có nhiều tính năng tiên tiến rất tốt.
Hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao
1. Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu với Pivottable
Cung cấp các lựa chọn mà bạn có thể chọn để lọc dữ liệu bảng hoặc dữ liệu PivotTable, Slicer là một công cụ mới xuất hiện từ Excel 2010. Slicer không chỉ giúp bạn lọc nhanh mà còn hiển thị trạng thái lọc hiện tại, giúp bạn dễ dàng hiểu nội dung chính xác được hiển thị trong PivotTable đã lọc.
Để có thể bật tính năng này, bạn có thể thực hiện như sau:.
Bước 1: Lựa chọn 1 PivotTable bạn muốn sử dụng -> lựa chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon -> Lựa chọn Slicer.
Bước 2: Từ đây, bạn có thể lựa chọn 1 hoặc nhiều trường cùng một lúc mà bạn muốn thể hiện các dữ liệu để tiến hành lọc sau này. Giả sử trong hình dưới đây tôi chọn trường Bộ phận và Trạng thái. Và tôi sẽ nhận được kết quả như sau:
Hiển thị rõ ràng sẽ hiển thị tất cả các phần bộ phận và trạng thái mà bạn thấy bạn có thể. Thay vì chọn Bộ lọc như cách thông thường, bạn chỉ cần nhấn vào nút tương ứng khi bạn cần lọc cái gì.
2. Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán trong pivot table
Calculated Field là một tính năng rất hữu ích của PivotTable. Nó cho phép bạn thực hiện tính toán các số liệu khác dựa trên các trường hiện có. Ví dụ, thay vì kéo các cột “Ngày công” và “Lương” vào PivotTable và tính toán bằng tay bằng cách sử dụng công thức =Lương*Ngày công, bạn có thể sử dụng Calculated Field để tạo một trường mới trực tiếp với công thức tương ứng.
Chọn vào PivotTable, sau đó chọn tab Options trên thanh Ribbon -> chọn Fields, Items & Sets -> Calculated Field, bạn có thể thực hiện.
Một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện và bạn nhập tên lĩnh vực cùng công thức tương ứng -> nhấp vào OK.
Đó là việc bạn tạo ra một trường mới và nó sẽ cùng với bạn tạo ra các báo cáo tùy chỉnh kéo thả, đây là ưu điểm của cách làm này. Vì nếu bạn tính toán bằng tay dựa trên công thức ở bên ngoài PivotTable, khi bạn kéo thả PivotTable, công thức tính này chắc chắn sẽ không còn chính xác nữa.
Nhưng nếu bạn sử dụng Calculated Field, bạn có thể tránh được bẫy này và tính toán chính xác Average trong PivotTable.
3. Dùng Conditional Formatting cho PivotTable để định dạng dữ liệu theo điều kiện
Mọi thứ theo ý bạn, bạn sẽ có kết quả. Bạn chỉ cần truy cập vào thẻ Trang chủ trên thanh Ribbon, chọn Điều kiện Định dạng và thực hiện mọi thứ như bạn làm với ô. Một điều khá tốt là dù bạn đang sử dụng PivotTable, Điều kiện Định dạng vẫn có thể được sử dụng như bình thường. Trong chế độ tính toán thông thường, tôi nghĩ rất nhiều bạn biết cách sử dụng Điều kiện Định dạng để định dạng dữ liệu theo điều kiện.
Danh sách chứa thông tin về các biểu đồ dạng điều kiện được sử dụng để lựa chọn dữ liệu thanh trạng thái của tôi, ví dụ như hạn chế.
Vấn đề này có lợi ích chính là việc Định dạng có điều kiện sẽ theo sát Bảng tổng hợp của bạn. Nghĩa là, ngay cả khi bạn kéo thả, Định dạng có điều kiện sẽ hoạt động đúng với trường mà bạn đã cấu hình trước đó và bạn sẽ không cần phải làm công để sửa lại điều kiện như phải làm với ô.
4. Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành dạng %
Bạn nên áp dụng công thức tính tỷ lệ tích lũy tăng dần trong Excel để thực hiện công việc này.
Chọn Value Field Settings -> Nhấn vào giá trị mà bạn muốn chuyển đổi ngay trên vùng Values của PivotTable -> Chúng ta có thể thực hiện theo một cách khác như sau.
Đối với tôi, nếu tôi muốn thay đổi thành % tích lũy, tôi có thể lựa chọn % Running Total In -> OK. Một cửa sổ sẽ xuất hiện, và bạn chọn qua tab Show Values As. Ngay tại đây, bạn sẽ có nhiều tùy chọn tùy thuộc vào mục đích mà bạn muốn biến đổi dữ liệu.
Và thông tin của bạn sẽ chuyển đổi thành % tích lũy ngay tức thì.
5/ Group (nhóm) các dữ liệu
Dưới đây, chúng ta sẽ có một số phương pháp. Bạn có nhiều số liệu không liên tục như các tháng với nhau, và bạn muốn tính toán theo từng quý ví dụ. Vậy bạn sẽ thực hiện như thế nào?
Phương pháp 1: Tính tổng bằng hàm SUM từ phía bên ngoài và sau đó hiển thị trong 12 tháng với các dữ liệu tương ứng.
Dễ dàng kéo và thả bằng cách chuyển qua dữ liệu ban đầu và thêm một cột Quý vào PivotTable. Hoặc bạn có thể sử dụng phương pháp thứ hai.
Cách 3: Sử dụng tính năng Nhóm của PivotTable.
Quý đã nêu vấn đề của mình, đó là tìm số trung bình của 3 tháng 1, 5 và 7. Chúng ta có thể tìm cách tốt hơn thông qua ví dụ cụ thể hơn. Bạn có thể nhận thấy rằng vấn đề này không tuân theo quy luật như vấn đề Quý đã đề cập trước đó.
Dễ nhận thấy, bạn cũng sẽ nhận thấy cách 1 chỉ có thể giải quyết ngay tại chỗ và không thể theo bạn trong quá trình chuyển đổi bằng kéo thả như PivotTable. Ngoài ra, khi tính kết quả cho các tháng 1, 5 và 7, việc sử dụng công thức rất phức tạp và khó khăn.
Tốt hơn không cũng có 2 cách. Nếu không có quy định ở đây, bạn có thể chọn dữ liệu cho một cột mới không?
Cách 3 là tốt hơn cả. Thật vậy, chức năng Nhóm của PivotTable rất tốt, nó giúp bạn nhóm lại các dữ liệu không liên tục mà bạn cho là liên quan để có thể thu được kết quả tổng, trung bình,… Một cách dễ dàng mà không cần phải sử dụng bất kỳ phương pháp thủ công nào.
Hướng dẫn sử dụng Pivot chart
Bảng Tổng hợp và Biểu đồ Tổng hợp là 2 công cụ của Excel có liên quan mật thiết và đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích, thống kê dữ liệu. Biểu đồ Tổng hợp là một cách thể hiện khác trực quan hơn của Bảng Tổng hợp. Để tạo Biểu đồ Tổng hợp từ Bảng Tổng hợp, bạn vui lòng xem hướng dẫn ở đây: Sử dụng Biểu đồ Tổng hợp tạo biểu đồ tự động theo lựa chọn người dùng.
